Από το παρασκήνιο στην καρδιά της ανάπτυξης: Η νέα εποχή της Μηχανοργάνωσης στην Ελεύθερη Διαμεσολάβηση

του Νικόλαου Τούμπα

Γενικού Διευθυντή ΠΑΡΟΝ

Στα περισσότερα ασφαλιστικά γραφεία, το Τμήμα Μηχανοργάνωσης αντιμετωπίζεται ως “τεχνικό support” ή “υποστηρικτικό back office”. Είναι εκεί για να «σετάρει» κωδικούς, να λύνει προβλήματα πρόσβασης, να φτιάχνει ένα portal ή να συνδέει ένα λογαριασμό email. Στην πράξη όμως, αυτό που προσφέρει ή θα μπορούσε να προσφέρει, είναι κάτι πολύ βαθύτερο.

Στον σύγχρονο ασφαλιστικό κόσμο, όπου η τεχνολογία εξελίσσεται καθημερινά με ταχύτατους ρυθμούς (ειδικά τώρα με τη ραγδαία εξάπλωση του ΑΙ), το Τμήμα Μηχανοργάνωσης δεν μπορεί — και δεν πρέπει — να είναι απλώς ένα “τμήμα εξυπηρέτησης”. Πρέπει να μετατραπεί σε πυλώνα παραγωγικότητας, αυτοματοποίησης, στρατηγικής πληροφόρησης και ανάπτυξης.

Ένα σύγχρονο Τμήμα Μηχανοργάνωσης δεν παρακολουθεί μόνο την τεχνολογία. Τη φέρνει μπροστά στους ανθρώπους του γραφείου. Δημιουργεί εργαλεία. Χαρτογραφεί τις διαδικασίες. Καταργεί τις επαναλαμβανόμενες, χειροκίνητες εργασίες. Προτείνει λύσεις που απελευθερώνουν χρόνο στους διαμεσολαβητές. Ενοποιεί τα δεδομένα και τα μετατρέπει σε χρήσιμη πληροφορία, ενώ ταυτόχρονα δημιουργεί ένα λειτουργικό περιβάλλον που βοηθά το γραφείο να λειτουργεί με σύστημα, οργάνωση και δομημένη πληροφόρηση.

Η πραγματικότητα είναι ότι, όσο τα ασφαλιστικά γραφεία δεν επενδύουν σοβαρά σε μηχανοργάνωση, παραμένουν εγκλωβισμένα σε ένα “χειροκίνητο” μοντέλο λειτουργίας. Εργασίες που θα μπορούσαν να γίνονται αυτόματα, γίνονται ακόμη με αρχεία excel, email και copy-paste. Το follow-up με τους πελάτες βασίζεται στη μνήμη. Η παραγωγή μετριέται “στο περίπου”. Οι ευκαιρίες χαρτοφυλακίου χάνονται γιατί δεν υπάρχει alert ή σύστημα αξιολόγησης. 

Ο ρόλος του Τμήματος Μηχανοργάνωσης πρέπει να αναβαθμιστεί από "τεχνική υποστήριξη" σε μηχανή εσωτερικής επιτάχυνσης. Να αποκτήσει στρατηγικό ρόλο. Το τμήμα μηχανοργάνωσης, αν είναι σωστά οργανωμένο και χρησιμοποιεί τα σωστά εργαλεία, μπορεί να δώσει τεράστια ώθηση στο εμπορικό τμήμα της επιχείρησης, μπορεί επίσης να βοηθήσει το δίκτυο Ασφαλιστών του γραφείου να αυξήσουν σημαντικά το χαρτοφυλάκιό τους.

Όσο πιο γρήγορα τα Ασφαλιστικά γραφεία δουν τον ρόλο αυτό ως επένδυση — και όχι ως κόστος — τόσο πιο κοντά θα βρεθούν σε ένα επίπεδο λειτουργίας που πραγματικά τους επιτρέπει να αναπτυχθούν με συνέπεια και διάρκεια.

Στο ΠΑΡΟΝ, έχουμε κατανοήσει εδώ και καιρό τη σημασία του Τμήματος Μηχανοργάνωσης, έχουμε επενδύσει στην αναβάθμιση των συστημάτων μας και στη δημιουργία διαδικασιών που προσφέρουν σημαντική πληροφόρηση τόσο στη Διοίκηση της Εταιρείας, όσο και στο Δίκτυο Συνεργατών μας. Η τεχνητή νοημοσύνη έχει ήδη ενσωματωθεί σε επιλεγμένα μηχανογραφικά μας συστήματα, με τρόπο που προσφέρει πραγματική προστιθέμενη αξία στην καθημερινή λειτουργία του γραφείου. Πολύ σύντομα, θα είμαστε σε θέση να διαθέτουμε στο Δίκτυο Συνεργατών μας μια σειρά από πρωτοποριακές και μοναδικές υπηρεσίες, οι οποίες θα επιτρέπουν σε κάθε Ασφαλιστικό Πράκτορα να έχει άμεση και εύκολη πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες. Ενημέρωση για τα διαθέσιμα ασφαλιστικά προγράμματα και τα χαρακτηριστικά τους, δυναμική εικόνα της πορείας του χαρτοφυλακίου του, αναλύσεις για τη συμπεριφορά των πελατών του, αλλά και εκτιμήσεις για τις ευκαιρίες ανάπτυξης με βάση συγκεκριμένους δείκτες. Όλα αυτά θα ενσωματωθούν σταδιακά στα λειτουργικά μας εργαλεία, ώστε η πληροφορία να μην αποτελεί ευχολόγιο ή εμπόδιο, αλλά να είναι εκεί — διαθέσιμη, έγκυρη και αξιοποιήσιμη — κάθε στιγμή που χρειάζεται.

Γιατί η τεχνολογία δεν είναι πολυτέλεια. Είναι εργαλείο ανάπτυξης και βιωσιμότητας.

Πηγή: LinkedIn